Kom
langs vragen lunchen plannen maken

De 6 hoofdzonden van inspraak

Door: Thomas Goorden | 09/10/2019

De burger is steeds beter geïnformeerd en mondiger. Daardoor is er ook steeds meer vraag naar kwalitatieve inspraakprocessen. Dat dat niet altijd helemaal vlekkeloos verloopt lees je in deze “6 hoofdzonden van inspraak”, samen met enkele ideeën over hoe je deze kan vermijden.

1. Inspraak organiseren zonder beleid

We kennen ze allemaal, inspraaktrajecten die beginnen met “Geef ons uw ideeën over …”. Alleen is het niet duidelijk in welk kader deze brainstorm past of wat nu precies de bedoeling is. Misschien gaat het gewoon over een actualiteitsdebat?

Wanneer er talloze ideeën en likes zijn verzameld, wordt het doodstil. Het debat is gaan liggen of er staat alweer een nieuw onderwerp in de kranten. Het initiële enthousiasme van de mensen die deelnamen daalt stelselmatig en slaat in veel gevallen om in cynisme. “Waarom heb ik hier mijn tijd ingestoken? Dit is de laatste keer dat ik aan zoiets mee doe.”

Als er geen connectie is tussen “inspraak” en reëel beleid, heeft een dergelijke brainstorm vooral negatieve gevolgen. Zeker als deelnemers aangemoedigd worden om stemmen te verzamelen voor “hun idee”. Dit soort competitie zorgt vaak voor onnodige stress, zeker wanneer zelfs de “winnaars” niet zien wat gebeurt met hun ideeën.

Daarom is het belangrijk dat inspraaktrajecten vooral richten op reëel beleid, op echte beslissingen. Omgekeerd kan je je ook de vraag stellen of niet meer beleidsbeslissingen baat zouden hebben bij oprechte inspraakmogelijkheden. Niet omdat het wettelijk verplicht is, maar om de inhoudelijke sterkte en gedragenheid van de uiteindelijke beleidsbeslissing te verbeteren.

2. Verkeerde verwachtingen scheppen

OK, je organiseert inspraak. Geweldig! En dat wil je natuurlijk ook mooi en breed aankondigen. Ook een goede zaak. Maar zeg je daarbij duidelijk waarom je inspraak organiseert en wat er (nog) mogelijk is?

Bij ruimtelijke uitvoeringsplannen (RUP’s), milieueffecten rapportage (MER) of bepaalde stedenbouwkundige vergunningen is een openbaar onderzoek bijvoorbeeld gewoon wettelijk verplicht. Helaas is de realiteit daar al te vaak dat er geen intentie is om iets met de input te doen. Een bezwaarschrift kan vol staan met goede ideeën, alternatieven of (wettelijke) obstakels, maar als er geen ruimte meer is voor wijzigingen, aanvullingen of hernemingen kan dat voor erg moeilijke situaties zorgen. Het duwt betrokken burgers immers stelselmatig richting rechtbank.

Wellicht is het voor wettelijk verplichte inspraak eerlijker om te melden dat dit de reden is waarom je het organiseert. Nog beter zou zijn om te communiceren dat er weinig tot geen beleidsruimte overblijft.

Het kan anders. Je kan er van in het begin rekening mee houden dat een openbaar onderzoek merkbare verbeteringen of belangrijke problemen aan het licht kan brengen. Als er vervolgens tijd en middelen zijn om daar mee aan de slag te gaan, levert dit een sterker gedragen en inhoudelijk beter project op, met een significant lagere kans op legale procedures achteraf.

Zeker bij co-creatieprocessen wringt hier vaak het schoentje. Er is wel een (bescheiden) budget voor het verzamelen en verwerken van ideeën, maar al te vaak ontbreekt het uitvoeringsbudget. In het beste geval kan er daardoor een enorme vertraging optreden tussen de co-creatie en de uitvoering, waardoor het draagvlak kan weggevallen zijn of de omstandigheden niet meer passend zijn. Dan moet men vaak opnieuw beginnen. In het ergste geval raakt het nooit uitgevoerd, waardoor mensen integraal het vertrouwen in inspraakprocessen verliezen.

3. Geen vertrouwen hebben in burgers

Waarom willen mensen graag inspraak? Welke “theory of mind” je hanteert tijdens een inspraakproces bepaalt in grote mate hoe (on)succesvol het zal zijn. Als je er van uitgaat dat burgers doorgaans gewoon “moeilijke mensen” zijn die enkel opkomen voor hun eigenbelang en/of politiek-ideologisch gemotiveerd zijn, dan zal dat voelbaar zijn doorheen het hele proces. Dan beginnen mensen inderdaad moeilijk te doen, politieke steun te zoeken, hun eigen hachje redden, enzovoort.

Als je er van uitgaat dat burgers waardevolle informatie en ideeën kunnen leveren tijdens een besluitvorming en je proces volgt die visie, dan krijg je enthousiaste deelnemers die waardevolle bijdragen proberen te leveren vanuit een bredere visie. Naast je proces over écht beleid laten gaan en de juiste verwachtingen kenbaar te maken, zijn er nog een paar manieren om dat onderlinge vertrouwen te versterken.

Een eenvoudige ingreep is het erkennen van waardevolle bijdragen. Als mensen goede ideeën aanbrengen die uiteindelijk ook nog eens uitgevoerd worden, geef ze dan ook een plekje op het (virtuele) podium. Laat ze samen met beleidsmakers in beeld (en geluid) komen. Dat voorkomt het gevoel dat er ideeën “politiek gerecupereerd” worden.

Ook het omgaan met ‘negatieve’ feedback loopt vaak mis. Want wat doe je met oprechte verontwaardiging of met feedback over iets dat gezien wordt als incorrect? Vaak is er eenvoudigweg geen strategie om met dit soort feedback om te gaan en is het “niemands verantwoordelijkheid”. Als op deze feedback geen of enkel een oppervlakkig antwoord volgt, wordt de situatie voor de gever van ‘negatieve’ feedback enkel erger. Niet antwoorden communiceert immers aan hen dat er niet om gegeven wordt en dit bevestigt de negatieve perceptie die vele mensen hebben over inspraakprocessen.

Omgaan met negatieve feedback start met het maken van een onderscheid tussen de emotionele toon en de inhoudelijke feedback. Als er inhoudelijk op de opmerking(en) kan ingegaan worden, moet dat de prioriteit krijgen. Daarbij kan wel altijd de expliciete vraag worden gesteld of de deelnemer(s) ook hun toon wil aanpassen, zodat je tot een inhoudelijke behandeling kan komen. Elkaar behandelen met respect dus. Ga na of er informatie ontbreekt, ofwel langs de kant van de eigen organisatie of langs de kant van de deelnemer aan het participatieproces. Durf bijkomende vragen te stellen: Wat is de voorgeschiedenis? Gaat het over details of over het hele plaatje? Heel vaak komt negatieve feedback voort uit (wederzijds) onbegrip. En, als er geen enkele andere optie is, is het nog altijd goed om te laten weten dat de negatieve feedback wel degelijk gehoord is. Als er niet meteen een antwoord op is, laat dat dan weten. Vermijd (alweer) valse verwachtingen.

4. Inspraak organiseren op het verkeerde moment

Dit is een vaak gemaakte fout, met soms dramatische gevolgen. Inspraak organiseren op een moment dat de beslissingen eigenlijk al gemaakt zijn of veel te vroeg in het proces. Soms is het subtieler en is er gewoon niet voldoende tijd om nog rekening te houden met (zelfs terechte) feedback.

Vergis u niet, deelnemers aan participatieprocessen voelen dit haarscherp aan en beschouwen het doorgaans als wraakroepend. Het is een verkwisting van hun tijd en energie, of het nu een goed project is of niet. Wellicht vragen ze zich ook af of de timing expres zo is gekozen. Soms is dat helaas zo, met een daling van het vertrouwen in het proces tot gevolg.

Inspraak organiseer je best zo vroeg mogelijk, op het eerste moment dat er iets relevants is om participatie rond te organiseren. Het kan zijn dat er zelfs nog geen plannen zijn, maar wel bijvoorbeeld een voorstudie. Zo’n voorstudie kan een perfect document zijn om een participatieproces rond op te starten. Het lijkt misschien te “licht”, maar dat is net het punt, hiermee communiceer je meteen je intentie om van bij de start burgers mee te nemen in het proces. Eigenlijk vat deze aanpak zich samen als volgt:

“Release early, release often.”

Het grote voordeel hiervan is dat een langdurige en kwalitatieve betrokkenheid bij het project mogelijk wordt. Eventuele problemen worden veel eerder gedetecteerd en er kan ruim op tijd antwoord op geboden worden. Mits een kwalitatieve meting en opvolging, wordt het daarbij mogelijk om al vroeg in het proces eventuele structurele manco’s te detecteren en bij te sturen. Is er genoeg informatie ter beschikking? Hoe evolueert de gedragenheid van het project? Hoe zit het met (de perceptie van) de representativiteit van het proces?

5. Geen rekening houden met ‘trollen’

Qua trollerig gedrag kan je twee verschillende types onderscheiden. Langs de ene kant is er de “graffiti-trol” die er gewoon lol in schept om, liefst anoniem, iets ongepast “op de muur te schrijven”. Langs de andere kant heb je “knuppel-trollen” die er plezier in scheppen om een proces te saboteren door met een grote knuppel rond te zwaaien.

Graffiti-trollen zijn niet zo moeilijk om mee om te gaan. Voorzie gewoon een kleine drempel om deel te kunnen nemen, dat houdt de meesten onder hen al weg. Veel graffiti-trollen zijn immers impulsief, maar hebben tegelijkertijd weinig zin om ergens moeite voor te doen. Daarnaast is het belangrijk om dit soort commentaar maximaal weg te houden van andere deelnemers. Het verpest de sfeer en de rustige uitstraling van het inspraakproces.

Knuppel-trollen kunnen een heel pak lastiger zijn om mee om te gaan, omdat ze vaak perfect de uiterste randen van de omgangsregels verkennen. Hierbij is het vooral belangrijk om er proportioneel op te reageren, zie ook “Hoe omgaan met trollen?”.

Een vaak gesuggereerde “oplossing” is om deelnemers aan het participatieproces te deanonimiseren, bijvoorbeeld door hen te verplichten zich te registreren met naam en e-mailadres. Dan kan je mensen, in theorie, gewoon uitsluiten als ze zich problematisch gedragen. Maar, dan heb je twee nieuwe problemen. Ten eerste hebben echt doorgewinterde trollen er geen probleem mee om valse namen en e-mailadressen te gebruiken. Ten tweede heb je, zonder het onderliggende probleem echt op te lossen, andere deelnemers verplicht om een deel van hun privacy op te geven. Dit vormt met andere woorden vooral een drempel voor legitieme gebruikers, en niet voor trollen! Je zou dan nog verder kunnen gaan en (elektronische) legitimatie eisen, maar dan keldert de participatiegraad helemaal. Zeker voor participatieprocessen waar alle vertrouwen nog moet gewonnen worden, is het vereisen van een identiteitskaart nefast.

Een betere oplossing kan dan zijn om een “pseudoniem” systeem te gebruiken, waarbij er een unieke code nodig is om te kunnen deelnemen, die enkel voor legitieme gebruikers gemakkelijk te bekomen is. Daarmee bescherm je de privacy van deelnemers (goed voor het vertrouwen), maar maak je het met een kleine drempel veel moeilijker voor trollen van welk type ook.

6. Niet weten hoe gedragenheid te meten

Wanneer is een participatief project ook echt gedragen? Het lijkt een voor de hand liggende vraag, maar wordt verrassend vaak over het hoofd gezien of verkeerd geïmplementeerd.

Bij een zogenaamde “ideeëndoos” zit je achteraf mogelijk met een heleboel ideeën, maar weet je vaak niet in hoeverre ze gedragen zijn. Het kan wel zijn dat je weet welke ideeën relatief populair zijn, omdat ze bijvoorbeeld veel stemmen hebben verzameld, maar je hebt geen zicht op hoe controversieel ze zijn. Erger nog, veel stemsystemen veroorzaken, zuiver door hun implementatie, polarisatie en strategisch stemgedrag. Dat betekent dat mensen zich organiseren rond ideeën waarvan ze denken dat ze kunnen “winnen”, en niet rond wat hen werkelijk het meeste aanspreekt. Indien er een soort competitie ontstaat en je zou een winnaar bepalen, zit je achteraf met een hele hoop “verliezers” die dan mogelijk weerstand gaan bieden tijdens de implementatiefase. Daarenboven kan het zijn dat het meest populaire idee lijnrecht ingaat tegen de gemaakte beleidsafspraken of dat het wettelijk of financieel onuitvoerbaar blijkt. Ga je dan het “tweede beste” idee uitvoeren of een arbitraire keuze laten maken door de beleidsmakers? Het is duidelijk dat dit voor allerlei moeilijke communicatie-oefeningen en nare reacties kan zorgen.

Ook wanneer een inspraakproces georganiseerd wordt rond een meer uitgewerkt (voorbereid) beleid, kan het moeilijk zijn om te bepalen of het gedragen is. Wat betekent het immers wanneer je veel of weinig feedback krijgt? Is een project onuitvoerbaar wanneer er veel (of net heel weinig) vragen worden gesteld? Ook hier zou de verleiding kunnen bestaan om een soort stemsysteem in te voeren, maar dat heeft snel gelijkaardige problematieken als voor “stem voor het beste idee” systemen: strategisch stemmen en polarisatie. Hoe bepaal je bovendien de “drempelwaarde” oftewel de score die moet gehaald worden door het hele project voor het als “gedragen” kan beschouwd worden?

Om uit dit dilemma te geraken, is het cruciaal om te beseffen dat gedragenheid geen objectief meetbaar gegeven is, maar een zuivere subjectieve perceptie. Met andere woorden:

“Een project is gedragen wanneer iedereen denkt dat het gedragen is.”

Om deze reden is het beter om te meten in hoeverre deelnemers zelf het project als gedragen beschouwen, inclusief hoe zij denken dat anderen er naar kijken. Dit geeft een meer-dimensionale blik op gedragenheid, waarmee je bijvoorbeeld een schatting kan gaan maken van de kans dat er een fundamentele weerstand opduikt. Je kan er ook mee zien of bepaalde mensen een verkeerd beeld hebben over de “stille meerderheid”, wat mits een bijsturing in de communicatie kan verholpen worden. Dat geeft ons een nieuwe (meetbare) definitie van gedragenheid en uitvoerbaarheid van een project:

“Een project is gedragen en uitvoerbaar wanneer er een brede en intern consistente perceptie is van de gedragenheid én er een lage kans op weerstand is.”

Inspraak met LEF

In de online applicatie “Inspraak met LEF” worden de aanbevelingen uit de bovenstaande lijst stuk voor stuk toegepast in een gemakkelijk in te schakelen en robuust platform. Meer informatie kan je hier vinden.


Thomas Goorden

Thomas Goorden is creatief producent en communicatiespecialist. Je kan hem contacteren als je met een trollenprobleem zit, klimaatverandering niet uitgelegd krijgt, of andere vragen hebt over communicatie.